Lees hier de algemene voorwaarden die betrekking hebben op publieksactiviteiten en zaalverhuur.
Je kan jouw deelname kosteloos annuleren tot vijf werkdagen voor de start van de activiteit door een mail te sturen naar info@hannah-arendt.institute (mits terugbetaling van de transactiekosten van 0,39 eurocent). Als annuleringsdatum hanteren wij de ontvangstdatum van jouw mail. Daarna rekenen wij de volledige deelnameprijs aan, tenzij je een geldig ziekteattest kan voorleggen.
Ben je onverwacht verhinderd of is het te laat om te annuleren? Laat je vervangen door een collega en laat ons dit via mail weten.
Kan je er niet bij zijn? Meld je dan tijdig af door een mail te sturen naar info@hannah-arendt.institute. Dan kunnen wij jouw plaats doorgeven aan een andere geïnteresseerde.
Het Hannah Arendt Instituut stelt de volgende ruimtes* ter beschikking van derden:
*Gebruik toiletruimte (begane grond) is altijd inclusief.
*Gebruik van de keuken is inclusief bij gebruik van minimaal twee zalen en meer dan 50 deelnemers.
De zalen worden door de verhuurder hoofdzakelijk ter beschikking gesteld voor activiteiten van educatieve, sociale, culturele en maatschappelijke aard.
De te huren zalen worden enkel gebruikt voor publieks- en opname-activiteiten zoals omschreven bij de definiëring.
De ruimten worden niet ter beschikking gesteld voor:
Toestemming om de ruimten te huren wordt pas verleend wanneer het definitieve programma van de activiteit alsook mogelijke samenwerkingen bekend zijn gemaakt bij de verhuurder.
Tarieven voor het gebruiken van zalen in De Zalm zijn gebaseerd op de volgende elementen:
Prijsoffertes die door het HAI worden opgesteld zijn steeds vrijblijvend.
In de verschuldigde prijs zijn inbegrepen:
In de verschuldigde prijs is niet inbegrepen:
Na afloop van het zaalgebruik wordt een factuur opgemaakt voor afrekening van de kosten (bijvoorbeeld betaling van zaalhuur, mogelijk (extra) technisch materiaal, drankverbruik, gepresteerde uren voor logistieke ondersteuning …).
Indien er tijdens de activiteit schade wordt toegebracht onder verantwoordelijkheid van de gebruiker, wordt deze na de activiteit bijkomend aangerekend.
De eindfactuur dient binnen de 30 dagen na factuurdatum betaald te worden via overschrijving. Zo niet, zullen bovenop het verschuldigde bedrag verwijlintresten volgens de wettelijke rentevoet aangerekend worden vanaf 31 dagen na factuurdatum. (Wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties, ten uitvoer van de richtlijn 2000/35/EG van het Europees Parlement en de Raad van 29 juni 2000.)
Klachten met betrekking tot de facturatie, dienen het HAI binnen deze betalingstermijn, zoals eveneens vermeld op de factuur, te bereiken.
Het annuleren van een publieks- of opname-activiteit, moet ten alle tijden per mail gemeld worden. Als tijdstip van annulering wordt de dag genomen waarop het schrijven betreffende de annulering, de medewerkers van het HAI bereikt.
N.B. Dit bedrag betreft de zaalhuur inclusief eventuele al andere gemaakte kosten door het HAI.
Bij contractuele wanprestatie van de gebruiker behoudt het HAI zich het recht om de lopende opdracht te staken onder definitieve verwerving van reeds betaalde voorschotten.
Bij ontbinding contract in geval van faillissement, kennelijk onvermogen alsook bij om het even welke wijziging aan de juridische of financiële toestand van de klant, behoudt het HAI zich tevens het recht voor om zonder enige schadevergoeding de overeenkomst van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling als ontbonden te beschouwen.
Bij verlies van kredietwaardigheid (bv. faillissement, aanvraag tot gerechtelijk akkoord, invereffeningstelling, schuldenregeling, edm. of de dreiging hiermee) worden alle nog niet vervallen facturen opeisbaar.
De definitieve reservering geeft de gebruiker het gebruiksrecht van de gereserveerde zaal, met de beschikbare inboedel, de vaste zaalverlichting, nutsvoorzieningen en het normale onderhoud van de zaal gedurende de termijn waarvoor zij schriftelijke toestemming van de verhuurder heeft gekregen.
Aanvraag extra materiaal en logistieke en/of technische ondersteuning
De gebruiker kan bij diens reservering een aanvraag doen om extra materiaal te huren. Ook voor het opstellen of terugzetten van zalen kan logistieke ondersteuning aangevraagd worden. Deze materiaal- en personeelskosten worden aan de gebruiker aangerekend.
Klaarzetten zaal
Het in gereedheid brengen van de zalen gebeurt in principe de dag van de activiteit zelf, maar mag nooit voorafgaandelijke activiteiten storen. In verband met de voorbereiding van activiteiten,
met inbegrip van levering van materialen, zullen steeds de nodige afspraken gemaakt worden met de verantwoordelijke van het HAI.
Decoratie
Aangezien De Zalm een monumentaal pand is, dient er met extra voorzichtigheid gehandeld te worden als het gaat om decoratie in het gebouw. Het is alvast niet toegestaan om materiaal op te hangen aan de gevel van De Zalm. Verdere afspraken omtrent het aanbrengen van decoratief materiaal (vlaggen, posters, versiering …) worden altijd in overleg met de verhuurder gemaakt.
Alle decoratie moet op dusdanige wijze worden bevestigd, dat zij geen bijkomend brandgevaar inhouden of enige andere schade aan muren, deuren en/of vensters veroorzaken. De klant is verantwoordelijk voor mogelijk toegebrachte schade aan De Zalm. Na het evenement verwijdert de gebruiker alle decoratie.
Catering
Het HAI biedt een lijst met cateraars aan, deze lijst wordt telkens aan nieuwe gebruikers geïntroduceerd. De gebruiker is vrij om uit deze lijst te kiezen, of een derde cateraar aan te spreken. Het is de taak van de gebruiker om afspraken te maken met de gewenste cateraar.
Indien gewenst, kan het HAI voor kleinschalige activiteiten koffie en thee voorzien, dit wordt in onderling overleg afgesproken.
De gebruiker controleert, aan de hand van de zaalinformatie op onze website en onderlinge afspraken, bij aanvang en aan het einde van haar gebruik de staat van de zaal, haar inboedel en mogelijk extra materiaal. De gebruiker verklaart zich akkoord met alle aspecten.
Het HAI is niet aansprakelijk voor het uitvallen van de elektrische en technische installaties. De gebruiker verbindt er zich toe geen schadevergoeding te eisen in het geval het materiaal of de technische installaties gebreken zouden vertonen of niet naar behoren zouden werken.
Zaalopstelling
De zalen worden aan de gebruiker ter beschikking gesteld in een vaste opstelling. De gebruiker moet de zaal in dezelfde opstelling achterlaten, tenzij anders afgesproken.
De gebruiker mag niet meer personen toelaten tot de zaal dan door de verhuurder bepaald is (zie maximumcapaciteit op de website). De klant verbindt zich ertoe het exact aantal gasten uiterlijk vijf werkdagen voor de aanvang van het evenement door te geven aan het HAI. Dit in verband met de brandveiligheid en mogelijke drankvoorzieningen.
Schoonmaak
De gebruiker moet de zaal en de inboedel na gebruik achterlaten zoals zij deze bij de start aangetroffen heeft. Er mag geen eigen materiaal in de zaal achterblijven. Schoonmaak van de lokalen zit inbegrepen in de prijs.
Afval en afvalvoorkoming
De gebruiker moet zich schikken naar de gemeentelijke regels inzake afvalvoorkoming en afvalverwijdering, zoals het HAI deze voorziet. Iedere inbreuk hierop kan door de verhuurder extra worden aangerekend.
In geen geval mag het doel van de activiteit, zoals afgesproken met het HAI, door de gebruiker eenzijdig worden gewijzigd. Het is de gebruiker eveneens verboden de toestemming tot het gebruik van ruimten geheel of gedeeltelijk over te dragen.
De gebruiker verbindt er zich toe het imago van het HAI te vrijwaren van elke mogelijke smet, zoals daar zijn in niet-limitatieve opsomming: geluidshinder, vandalisme, ruzies en dergelijke. De klant verbindt er zich toe aan het HAI een volledige schadevergoeding te betalen ingeval een smet van welke aard dan ook het imago van het HAI schaadt.
Het is daarnaast verboden om in De Zalm:
De gebruiker is verantwoordelijk voor het naleven van deze verboden. Bij schade door het niet-naleven, zal de gebruiker daarvoor aansprakelijk gesteld worden.
Voor alle publieksactiviteiten binnen de ruimten van De Zalm staat veiligheid boven alles. Voor aanvang van de activiteit ontvangt de gebruiker uitgebreide instructies met betrekking tot veiligheid. Bij iedere activiteit kunnen wijzigingen optreden indien de veiligheidsfactoren dit vereisen. Elke deelnemer wordt tevens geacht zelf de nodige waakzaamheid en veiligheid in acht te nemen en de instructies op te volgen. Indien de gebruiker de activiteit laat aanvangen, wordt vermoed dat hij op dat ogenblik de voormelde uitgebreide instructies heeft gekregen.
De gebruiker verbindt er zich toe verantwoordelijk te zijn voor de goederen, kunstvoorwerpen en materialen die hem toebehoren of toebehoren aan personen die door de gebruiker gecontracteerd zijn, uitgenodigd of voor zijn rekening werken en die geplaatst worden in de zalen van De Zalm. De klant verbindt er zich eveneens toe aansprakelijk te zijn voor eventuele diefstal, brand, ongevallen en/of schade die door deze goederen, materialen of personen, zouden veroorzaakt worden. Het HAI behoudt zich het recht om geen (technische) ondersteuning te bieden indien er materiaal gebruikt wordt van externe partijen.
De gebruiker is daarnaast volledig verantwoordelijk voor zijn activiteit (inhoud, organisatie en participanten).
De gebruiker is op eenvoudig schriftelijk verzoek van de verhuurder aansprakelijk voor alle schade (behoudens, normale slijtage) die:
Het bovenvermelde impliceert dat de gebruiker ook (niet-limitatief) kan worden gehouden tot personeel- en/of materiaalkosten om de bovenvermelde schade te remediëren (inclusief, louter ter voorbeeld, achtergelaten vuil).
Indien de gebruiker een tekortkoming begaat die in/rond de zaal, haar inboedel en/of de personen in/rond de zaal schade toebrengt, kan de verhuurder:
De gebruiker is niet aansprakelijk voor brand, wateroverlast en/of (gedeeltelijk) teniet gaan van de zaal en/of haar inboedel, indien hij aantoont dat die niet is ontstaan, of ontstaan kan zijn tengevolge zijn tekortkoming of nalatigheid.
De gebruiker dient zelf voldoende verzekerd te zijn tegen alle mogelijkerwijs uit de activiteit voortvloeiende risico’s teneinde in geval van schadegevallen tot integrale schadeloosstelling van het HAI te zullen overgaan.
Elke gebruiker zal een verzekering van burgerlijke aansprakelijkheid afsluiten die de schade dekt, die hijzelf of zijn medewerkers aan derden veroorzaken. De gebruiker doet dit voor een voldoende hoog bedrag, waarbij noch de gebruiker noch de verzekeraar enig verhaal kan uitoefenen tegen de verhuurder. De gebruiker legt bovenvermelde verzekering en een schriftelijk bewijs van de betaling van de verzekeringspremies op eerste schriftelijk verzoek voor aan de verhuurder.
Het materiaal van de gebruiker is niet verzekerd door het HAI. De gebruiker moet zelf oordelen of hij een verzekering afsluit. De gebruiker doet afstand van verhaal ten aanzien van het HAI voor wat betreft meegebrachte goederen of apparatuur. Het HAI kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor diefstal van en/of schade aan die materialen.
In geen geval kan het HAI aansprakelijk gesteld worden voor het niet nakomen van bovenvermelde verplichtingen. Evenmin kan het HAI aansprakelijk gesteld worden voor alle eisen, boeten en strafrechtelijke klachten naar aanleiding van authenticiteit, misbruik van naam, vervalsing, eerroof en andere wetsovertredingen.
De gebruiker handelt steeds conform de wettelijke en reglementaire verplichtingen die op hem en/of zijn gebruik van de zaal van toepassing zijn, en vrijwaart ter zake de verhuurder voor elke verantwoordelijkheid. De gebruiker zal in het bijzonder (niet-limitatief):
Enige consequentie van het niet hebben van de juiste attesten, (werk)vergunningen en dergelijke, valt geheel onder de aansprakelijkheid van de gebruiker. De kosten voor het vervullen van vermelde vereisten, vallen volledig ten laste van de gebruiker.
Over het algemeen geldt dat het Hannah Arendt Instituut haar naam niet inhoudelijk verbindt aan activiteiten die via verhuur in pand De Zalm plaatsvinden. Voor elk gebruik van de naam van het HAI, fotomateriaal dat behoort aan het HAI, het logo van het HAI of het handelsmerk, moet vooraf schriftelijke toestemming verkregen zijn van het HAI.
Bij geschillen, problemen en meningsverschillen op het ogenblik van de activiteit neemt de verantwoordelijke van het HAI de definitieve beslissing op basis van de geldende reglementen en dient de gebruiker zich hieraan te houden.
Elke betwisting betreffende de interpretatie of de toepassing van dit reglement die niet minnelijk kan geregeld worden, zal door de bevoegde rechtbank van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen, afdeling Mechelen, worden beslecht.
De gebruiker krijgt van tevoren inzage in dit reglement, en verklaart er, in geval van een reserveringsaanvraag, kennis van te hebben genomen en er zich volledig naar te schikken en het te zullen naleven.