Algemene voorwaarden

Deel III: Zaalverhuur

Artikel 7: Beschikbare ruimtes

Het HAI stelt de volgende ruimtes ter beschikking voor verhuur:

• Sanitaire ruimte en keuken (begane grond)
• Estaminet Caroline Pauwels (café begane grond)
• Innehuyske (ruimte begane grond)
• Zaal Willem Geets – Emilie De Bruyne (vergaderzaal)
• Zaal Sandvliet (conferentiezaal eerste verdieping)
• Zaal Katelijne Janssens (podcastruimte)

Opmerking: Gebruik van de toiletruimte is altijd inclusief. Gebruik van de keuken is inclusief bij gebruik van minimaal twee zalen en meer dan 50 deelnemers.

Artikel 8: Definities

• Reglement: Deze algemene voorwaarden voor terbeschikkingstelling van zalen aan derden (‘gebruiker’).
• De Zalm: De locatie waar de zalen zich bevinden.
• Publieksactiviteit: Vergadering, seminarie, conferentie, congres, colloquium, receptie, tentoonstelling en afgeleiden.
• Opname-activiteit: Gebruik van opnamefaciliteiten (studioruimte, podcastruimte, opnameapparatuur).

Artikel 9: Toegelaten gebruik

De zalen worden hoofdzakelijk ter beschikking gesteld voor activiteiten van educatieve, sociale, culturele en maatschappelijke aard.

De zalen worden niet ter beschikking gesteld voor:

• Partijpolitieke activiteiten (met uitzondering van activiteiten uitgaande van lokale overheden in het kader van hun publieke opdracht);
• Activiteiten die een gevaar voor het publiek kunnen opleveren;
• Activiteiten die naar aard of inhoud in strijd zijn met de openbare orde of goede zeden;
• Activiteiten die aanzetten tot discriminatie, haat of geweld;
• Activiteiten die de werking of reputatie van het HAI kunnen schaden.
• Activiteiten die niet stroken met de missie, kernwaarden en wetenschappelijke integriteit van het HAI, zoals beschreven op hannah-arendt.institute/hannah-arendt-instituut/wat-we-doen.

Toestemming wordt pas verleend na bekendmaking van het definitieve programma en eventuele samenwerkingspartners.

Artikel 10: Herroepingsrecht bij zaalverhuur

Belangrijk: Het wettelijke herroepingsrecht van 14 dagen is NIET van toepassing op zaalverhuur. Zaalverhuur valt onder ‘accommodatie anders dan voor woondoeleinden’ en is steeds gebonden aan een specifieke datum. Conform artikel VI.53, 12° WER is het herroepingsrecht daarom uitgesloten. De contractuele annuleringsregeling (artikel 13) is de enige toepasselijke regeling.

Artikel 11: Tarieven

De tarieven zijn gebaseerd op:

• De grootte van de zaal: Zie de indeling, zoals beschreven op hannah-arendt.institute/samenwerken/zaalverhuur.
• De duur van het gebruik: Ochtend (8-12 uur), namiddag (13-17 uur), avond (18-22 uur). In het weekend worden de zalen niet verhuurd.

Prijsoffertes zijn vrijblijvend en 30 dagen geldig.

Inclusief: billijke vergoeding, nutsvoorzieningen, brandverzekering, schoonmaak, basismateriaal en Wi-Fi, meubilair, personeelskosten bij avondverhuring.

Exclusief: vergoeding contactpersoon HAI (afhankelijk van tijdstip en duur).

Artikel 12: Facturatie en betaling

• Na afloop wordt een factuur opgemaakt voor alle kosten.
• De factuur dient binnen 30 dagen na factuurdatum te worden betaald.
• Bij laattijdige betaling zijn van rechtswege en zonder ingebrekestelling verwijlinteresten verschuldigd tegen de wettelijke rentevoet voor handelstransacties (Wet van 2 augustus 2002), te rekenen vanaf de 31ste dag na factuurdatum.
• Klachten betreffende de factuur dienen binnen de betalingstermijn schriftelijk te worden gemeld.

Artikel 13: Annulering zaalverhuur

Annulering dient steeds per e-mail te gebeuren. De annuleringsdatum is de dag van ontvangst.

• Tot 4 weken voor de activiteit: kosteloos;
• Tussen 4 en 2 weken voor de activiteit: 20% van het totaalbedrag;
• Tussen 2 weken en 1 week voor de activiteit: 50% van het totaalbedrag.
• Tussen 1 week en 2 dagen voor de activiteit: 75% van het totaalbedrag.
• Minder dan 2 dagen voor de activiteit: 100% van het totaalbedrag.

Annulering door het HAI

• Het HAI kan een reservering annuleren bij overmacht of indien de activiteit niet strookt met artikel 9.
• Bij annulering door het HAI worden reeds betaalde bedragen integraal terugbetaald.
• Bij annulering door het HAI minder dan 2 weken voor de activiteit (behalve bij overmacht) heeft de gebruiker recht op een vergoeding van de aantoonbare en bewezen directe kosten (zoals reeds betaalde sprekers, marketingkosten, reserveringskosten voor catering) tot maximaal 50% van de zaalhuurprijs.

Artikel 14: Overmacht

• Onder overmacht wordt verstaan: elke onvoorzienbare en onvermijdbare omstandigheid buiten de controle van partijen.
• Niet-limitatieve voorbeelden: natuurrampen, oorlog, terrorisme, pandemie, overheidsmaatregelen, stakingen, energiecrisis, ernstige technische storingen.
• Bij overmacht worden de verplichtingen opgeschort. Indien de overmacht langer dan 30 dagen duurt, kunnen beide partijen de overeenkomst ontbinden zonder schadevergoeding.

Artikel 15: Infrastructuur en gebruik

De gebruiker ontvangt het gebruiksrecht van de gereserveerde zaal met beschikbare inboedel, verlichting en nutsvoorzieningen.

Verboden:

• Roken (algeheel rookverbod);
• Open vuur of levende vlammen;
• Rookmachines;
• Eenzijdige wijziging van het activiteitendoel;
• Overdracht van het gebruiksrecht aan derden.

Artikel 16: Aansprakelijkheid

• De gebruiker is aansprakelijk voor alle schade (behoudens normale slijtage) ontstaan tijdens het gebruik van de zaal.
• De gebruiker is aansprakelijk voor het gedrag van deelnemers, medewerkers en door hem ingeschakelde derden.
• Het HAI is aansprakelijk voor uitvallen van technische installaties die te wijten zijn aan een gebrek aan normale zorgvuldigheid bij onderhoud of beheer, alsook bij grove nalatigheid of opzet. Het HAI is niet aansprakelijk voor technische storingen als gevolg van externe factoren (bv. stroomonderbreking, overmacht) of bij normale slijtage mits regelmatig onderhoud.
• Het HAI is niet aansprakelijk voor diefstal of beschadiging van eigendommen van de gebruiker of deelnemers.

Artikel 17: Verzekering

• De gebruiker dient over een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid te beschikken die schade aan derden dekt.
• Op eerste verzoek legt de gebruiker het verzekeringsbewijs en betalingsbewijs voor.
• Materiaal van de gebruiker is niet verzekerd door het HAI.

Artikel 18: Wettelijke verplichtingen

De gebruiker handelt conform alle toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder politiereglementen, auteursrechten, fiscale en sociaalrechtelijke verplichtingen, en veiligheidsvoorschriften. De gebruiker vrijwaart het HAI voor alle gevolgen van niet-naleving.